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Auf dieser Seite steht Ihnen die Anleitung zur Software "Text-Explorer Professional" online zur Verfügung. Sie können die Kapitel über die nachfolgende Inhaltsübersicht direkt anspringen: Inhalt: Wie beginne ich|Datenbanken im Explorer | Einen Textbaustein erstellen | Einen Textbaustein verwenden | Was sonst noch wichtig ist Unterkapitel von "Was sonst noch wichtig ist":
Notizenfenster |
Filter |
Suche |
Drag & Drop |
Fenster und Größenänderungen |
Darstellung von Details im Datenbankfenster
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Das
Datenbankfenster |
Der Detailbereich
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Symbolleiste Datenbankfenster |
Symbolleiste
Eingabe- und Anzeigebereich |
Shortcuts, Hotkeys bzw. Tastaturkürzel
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Dialog
Optionen |
Im- und Export von Textbausteinen
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Sortieren |
Zusatzinformationen
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Datenbank komprimieren |
Hyperlinks |
Sonstiges |
Fehler |
Schlusswort Die Anwendung wird nach dem Laden grundsätzlich nur als Symbol im der Taskleiste von Windows dargestellt. Zum Einblenden der Anwendung können Sie den vordefinierten Shortcut „Strg +T“ verwenden oder einfach mit der linken Maustaste auf das Symbol klicken. Ein Mausklick mit der linken
Maustaste auf das Symbol in der Taskleiste blendet die Anwendung je nach Zustand
entweder ein oder aus. Ein erweitertes Menü steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie
mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken. Nachdem die Anwendung eingeblendet wurde, wird die zuletzt verwendete Datenbank geladen. Existiert diese nicht mehr, oder wenn keine Datenbank bekannt ist, dann wird im Pfad der Anwendung eine Standard Datenbank angelegt bzw. geöffnet, wenn diese schon vorhanden ist. Um Ihre Daten zu speichern, können Sie entweder diese Datenbank verwenden, oder über die entsprechenden Menüfunktionen eine neue Datenbank in einem Pfad Ihrer Wahl anlegen. Alle Datenbanken können beliebig verschoben werden. Durch das Öffnen einer Datenbank wird diese dem Programm automatisch bekannt. Hinweis: Die Datenbank stellt die Basis der Anwendung dar. Wenn keine
Verbindung zu einer Datenbank besteht, dann werden Sie div. Fehlermeldungen
erhalten. Anhand der Informationen in der Statuszeile können Sie zu jederzeit
feststellen, mit welcher Datenbank das Programm verbunden ist. Standard:
Bearbeitungsmodus: Das Programm geht in den Bearbeitungsmodus, sobald ein Textbaustein geändert wird. Dieser Modus bewirkt, dass keine anderen Aktionen durchgeführt werden können, bis der betreffende Textbaustein gespeichert oder die Änderungen verworfen wurden. Das Verwerfen der Änderungen stellt den Textbaustein vor der Änderung wieder her. Der Bearbeitungsmodus wird in der Statuszeile angezeigt. Fensterposition: Bei der Eingabe eines neuen Textbaustein oder wenn Sie den Befehl „Bearbeiten“ aus dem Kontextmenü benutzt haben, dann wird das Eingabefenster standardmäßig vertikal vergrößert und der Detailbereich ist nicht mehr sichtbar. Über das Fenstersymbol mit dem doppelten Pfeil kann die vorherige Ansicht wieder hergestellt werden. Falls unerwünscht, dann kann diese Funktion über den Dialog „Optionen“ im Registerblatt „Eingabefenster“ ausgeschaltet werden. per Drag & Drop: Um einen Textbaustein mittels Drag & Drop zu erstellen, müssen Sie das Notizenfenster verwenden. Dieses steht Ihnen in der Voreinstellung über den Shortcut „Strg + N“, auf der Symbolleiste, im Menü „Extras“ und per rechtem Mausklick auf das Symbol in der Taskleiste von Windows zur Verfügung. Voraussetzung hierfür ist, das dem Programm eine Datenbank bekannt ist. Dieses ist aber nur beim allerersten Start der Anwendung ggf. nicht der Fall. Das kleine grüne Notizenfenster bleibt ständig im Vordergrund, so dass Sie also jetzt zu Ihrer Anwendung wechseln, den Text markieren und in das kleine Fenster ziehen können. Idealerweise arbeiten Sie z.B. in Word und betätigen den Shortcut „Strg+N“ und verfahren dann wie zuvor beschrieben. Klicken Sie anschließend auf das Schließsymbol des Notizfensters. Um einen Ordner zu bestimmen, lesen Sie bitte die Hinweise zum Notizenfenster. Ihr Textbaustein bzw. Ihre Notiz wurde in der Datenbank im Ordner „Neue Notizen“ gespeichert und kann jederzeit per Drag & Drop in einen Ordner Ihrer Wahl verschoben werden. Hinweis:
Die
Bezeichnung des neuen Elementes in der Datenbank wird automatisch aus den ersten
100 Zeichen des Textes gebildet und kann ggf. später geändert werden. Sie arbeiten z.B. mit Microsoft Word und wollen jetzt einen Textbaustein verwenden:
Hinweis:
Nach der
Ziehoperation wird das Fenster automatisch geschlossen. Um einen weiteren
Textbaustein zu verwenden, beginnen Sie wieder mit Punkt I. Das Notizenfenster kann über das Symbol rechts unten vergrößert und verkleinert werden. Ein Doppelklick in die Symbolleiste wechselt zwischen normalem Zustand und Vollbild. Ein Klick mit der linken Maustaste im Datumsbereich bestimmt den Typ der Notiz. Sie können zwischen einer Notiz, Makrocode, Textbaustein und persönlicher Notiz wählen. Durch Mausklick auf das Schließsymbol werden diese automatisch in den Ordnern „Neue Notizen“, „Neuer Makrocode“, „Neue Textbausteine“ oder im Ordner für persönliche Notizen abgelegt. Der Name zur Aufnahme des Ordners für die persönlichen Notizen wird über die Optionen des Text-Explorers festgelegt. Voreingestellt ist hier der Name "Meine Notizen". Das Einfügen von Texten kann
entweder mittels Drag & Drop oder über das Kontextmenü des Fensterbereichs
erfolgen. Über das Notizensymbol in der linken oberen Ecke steht Ihnen ein
weiteres Kontextmenü zur Auswahl der Ordner oder zum Beenden ohne Speichern zur
Verfügung. Filter können manuell über einen entsprechenden Dialog oder über die Eingabe eines Suchbegriffes auf Ebene der Datenbank (Suche in der gesamten Datenbank) definiert werden. Es können nur aktive Filter gespeichert werden. Diese werden grundsätzlich im vordefinierten Ordner „Filter Datenbank“ abgelegt. Die Bezeichnung des Ordners zur Aufnahme von Filtern kann über die Optionen geändert werden. Auch Filter können in beliebige Ordner verschoben werden. Es bleiben aber solange Filter, bis die Eigenschaften des Elements geändert werden. Ein Doppelklick auf ein Filterelement im Detailbereich filtert den Datenbestand der gesamten Datenbank entsprechend der zugrunde liegenden Kriterien. Der Inhalt des Ordners zur Aufnahme der Filter wird zusätzlich in die Dropdownschaltfläche der Symbolleiste eingelesen, so dass Sie auf alle dort gespeicherten Filter schnell zugreifen können. Einen aktiven Filter erkennen
Sie anhand der blauen Symbole im Datenbankfenster und den Informationen in der
Statuszeile. Für die Suche nach Textpassagen stehen insgesamt drei Möglichkeiten zur Verfügung: a) Suche in der gesamten Datenbank b) Suche in den Textbausteinen des ausgewählten und im Detailbereich angezeigten Ordners c) Suche nur im ausgewählten Textbaustein Bei allen drei Suchfunktionen wird Ihnen die Fundstelle (also der Ordner und der Textbaustein) angezeigt. Darüber hinaus wird die jeweilige Fundstelle im Anzeige- und Eingabebereich markiert. Die nächste übereinstimmende Fundstelle wird angezeigt, wenn Sie die Schaltfläche „Weitersuchen“ anklicken. Für die Suche in der gesamten Datenbank wird hilfsweise ein Filter mit den entsprechenden Suchkriterien gesetzt. Nach Abschluss der Suche können Sie den Filter entweder programmgesteuert entfernen oder diesen bestehen lassen. Wenn Sie den Filter nicht aufheben, dann können Sie den Filter über das betreffende Menü oder dem Symbol auf der Symbolleiste auch speichern.
Ordner und Textbausteine können innerhalb des Datenbankfensters per Drag & Drop verschoben werden. Auch Textbausteine aus dem Detailbereich können in Ordner des Datenbankfensters verschoben werden. Es ist aber nicht möglich, Textbausteine des Datenbankfensters in den Detailbereich zu ziehen. Lesen Sie zu diesem Thema bitte
auch das Kapitel “Symbolleiste Datenbankfenster“. Wie bereits im Kapitel "Was Sie über die Software Text-Explorer Pro unbedingt wissen sollten" erwähnt, können die Fensterpositionen individuell eingestellt werden. Bei jedem der drei Bereiche handelt es sich eigentlich um ein eigenes Fenster. Über das Menü, die entsprechenden Symbole auf der Symbolleiste und den Symbolen im jeweiligen Bereich kann ein Vollbild eines einzelnen Bereichs eingestellt werden. Das Symbol mit dem geschwungenen Pfeil stellt dabei die letzte manuell vom Benutzer eingestellte Ansicht wieder her. Neben der von Ihnen nicht definierbaren Standardansicht können Sie aber über das Menü „Fenster“ eine Position speichern und bei Bedarf wieder herstellen. Durch Ziehen der vertikalen und horizontalen „Trennlinien“ der drei Bereiche können Sie die Fensterpositionen manuell einstellen (achten Sie auf das Größenänderungssymbol). Die roten Dreiecke auf der horizontalen Trennlinie bewirken jeweils, dass eine Teilung entfällt und ein Bereich jeweils vertikal größer dargestellt werden kann. Auf der vertikalen Trennlinie ist das Prinzip eigentlich das gleiche. Abhängig von der jeweiligen Position wird jedoch ggf. zunächst eine Standardansicht im Verhältnis 30:70 % der insgesamt auf horizontaler Ebene zur Verfügung stehenden Bildschirmweite durchgeführt. Über die Optionen können Sie
einstellen, mit welcher Ansicht sich die Software nach dem Laden präsentieren
soll (Registerblatt "Start" im Dialog "Optionen"). Zur Auswahl stehen dabei die
zuletzt von Ihnen eingestellte Ansicht (also die Ansicht vor dem Beenden der
Anwendung), einer Standardansicht oder die von Ihnen über das Menü „Fenster“
gespeicherte Position. Darstellung von Details im Datenbankfenster Die Darstellung ist abhängig von den Einstellungen, die im Dialog „Optionen“ vorgenommen wurden. Danach können diese entweder automatisch bei Bedarf angezeigt werden, vollständig unterdrückt oder auf Nachfrage durch das Programm und entsprechender Zustimmung durch den Benutzer dargestellt werden. Über das Symbol auf der
Symbolleiste des Datenbankfensters können diese auch manuell eingeblendet
werden. Der jeweilige Zustand beim Starten der Anwendung kann ebenfalls über die
Optionen eingestellt werden. Ansicht „Ordner“ In diesem Bereich werden standardmäßig alle in der Datenbank vorhandenen Ordner und Unterordner angezeigt (Ansicht „Ordner“). Ein Mausklick auf einen Ordner bewirkt, dass der Inhalt des betreffenden Ordners im Detailbereich gelistet wird. Der Ordner wird dabei mit einem aufgeklapptem Symbol dargestellt, alle z.Zt. geöffneten Ordner werden dabei in der Regel automatisch geschlossen (Ausnahme: wenn diese über die „Inhaltssymbole“ (+ oder -) geöffnet wurden). WICHTIG: Das Einlesen der Daten und automatische Schließen des Ordners wird nicht durchgeführt, wenn Sie auf die „Inhaltssymbole“ (+ oder -) klicken. Dies ist hilfreich, wenn Sie Textbausteine per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben wollen. Um Ihnen die Erkennung des ausgewählten Ordners zu erleichtern (z.B. wenn Sie gerade in einem anderen Fenster/Bereich arbeiten), wird der ausgewählte Ordner besonders gekennzeichnet. Ein geöffneter Ordner wird grundsätzlich (egal, ob Elemente darin enthalten sind) mit einem aufgeschlagenen Buch dargestellt. Wenn zu diesem Ordner jedoch Daten in den Detailbereich eingelesen wurden, dann werden die Seiten grün dargestellt. Wird dieser Ordner geschlossen, aber dessen Daten weiterhin im Detailbereich gelistet, dann wird der geschlossene Ordner grün hervorgehoben. Ansicht „Details“ In dieser Ansicht werden die Details sowohl im Detailbereich als auch im Datenbankfenster dargestellt. Sie können in diese Ansicht wechseln, indem Sie auf das entsprechende Symbol auf der Symbolleiste des Datenbankfensters klicken (s. „Darstellung von Details im Datenbank-fenster“). Für diese Ansicht gelten hinsichtlich der Kennzeichnung der Symbole eigentlich die gleichen Grundsätze wie in der Ansicht „Ordner“. Ausnahme: Die Seiten des aufgeschlagenen Buches werden nicht grün dargestellt, wenn ein Element ausgewählt wurde. Durch einen Doppelklick auf ein Element wird außerdem sofort in den Modus zum Einfügen eines Textbausteins in ein Dokument übergegangen. Wenn Sie in dieser Ansicht den
Befehl „Zweige erweitern“ aus dem Kontextmenü verwenden, dann werden alle
Elemente der gesamten Datenbank eingelesen und im Datenbankfenster dargestellt.
Je nach Datenumfang kann diese Funktion einige Zeit in Anspruch nehmen. In diesem Bereich werden grundsätzlich alle Elemente und dazu vorhandene Informationen des im Datenbankfensters ausgewählten Ordners angezeigt. Alle zusätzlichen Informationen können über die Eigenschaften angesehen und ggf. auch bearbeitet werden. Wenn Sie im Datenbankfenster
auf das Symbol der Datenbank klicken, dann werden im Detailbereich alle
Elemente angezeigt, die in der Datenbank vorhanden sind. Dies gilt jedoch nur,
wenn Sie sich in der Ansicht „Ordner“ (s. „Das Datenbankfenster“) befinden. Symbolleiste „Datenbankfenster“ Auf der Symbolleiste des
Datenbankfensters können per Drag & Drop Verknüpfungen zu Textbausteinen oder
Datenbanken abgelegt werden, indem Sie z.B. einen Textbaustein ziehen und diesen
auf der Symbolleiste ablegen. Sie können im darauf folgenden Dialog ein Symbol
auswählen und eine Bezeichnung eingeben. Die Bezeichnung wird angezeigt, wenn
Sie mit der Maus über das betreffende Symbol verweilen. Die selbst definierten
Symbole können zwar nicht bearbeitet werden, Sie können aber die Reihenfolge und
Bezeichnung frei bestimmen und auch Trennzeichen einfügen. Dazu steht Ihnen
neben dem Befehl aus dem Menü „Ansicht“ auch ein Kontextmenü zur Verfügung, wenn
Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste klicken. Symbolleiste „Eingabe- und Anzeigebereich“ Um den Anzeigebereich zu
vergrößern, kann die Symbolleiste über das Menü „Ansicht“ in eine „fliegenden
Symbolleiste“ verwandelt werden. Die wird dann automatisch eingeblendet, wenn
sich der Mauszeiger über den Eingabebereich befindet und wird andernfalls
automatisch ausgeblendet. Die Automatik wird aufgehoben, wenn das Schließsymbol
der Symbolleiste betätigt und diese anschließend über den „Haken“ wieder
eingeblendet wird. Shortcuts, Hotkeys bzw. Tastaturkürzel Die Tastenkombinationen zum Ein- und Ausblenden der Anwendung sowie zum Aufruf des Notizenfensters werden über die Optionen definiert. Voreingestellt sind systemweit die Kürzel „Strg+T“ zum Ein- und Ausblenden der Anwendung und „Strg+N“ zum Aufruf des Notizenfensters. Wenn Sie keine Kürzel verwenden
wollen, dann wählen Sie im Registerblatt „HotKeys“ des Dialogs „Optionen“
jeweils eine leere Zeichenfolge. Über die Optionen können Sie die Anwendung individuell einstellen, die aufgrund der vielen Möglichkeiten hier nicht weiter erläutert werden können (siehe Windows-Hilfedatei) Im- und Export von Textbausteinen Über das Menü und den
Symbolleisten stehen Ihnen Funktionen zum Importieren von Textdateien und zum
Exportieren in eine Textdatei zur Verfügung. Diese Dateien können mit einen
normalen Editor erzeugt bzw. bearbeitet werden. Eine Sortierung ist nur im
Detailbereich möglich. Dies wird durch Mausklick auf die jeweilige Überschrift
des Detailbereichs entweder Auf- oder Absteigend veranlasst. Der entsprechende
Befehl im Kontextmenü bezieht sich dabei nur auf die Inhalte des Ordners und
nicht auf die zusätzlichen Informationen. Sie können zu jedem in der
Datenbank enthaltenen Element zusätzliche Informationen speichern. Lassen Sie
sich dazu die Eigenschaften des Elements anzeigen und geben Sie im betreffenden
Eingabefeld die gewünschten Informationen ein. Diese Informationen werden im
Detailbereich entsprechend angezeigt. Im Menü „Extras“ steht Ihnen der
Menüpunkt „Datenbank komprimieren“ zur Verfügung. Häufiges Speichern von Daten
führt dazu, dass die Datenbank viel mehr Speicherplatz auf der Festplatte
beansprucht, als eigentlich notwendig wäre. Dieser Befehl verringert den
benötigten Speicherplatz und beschleunigt unter Umständen auch den Zugriff auf
die gespeicherten Daten. Unterstützung von Internetadressen (Hyperlinks) Ab
der Version 1.20 wird auch die Verwaltung von Internetadressen (Hyperlinks)
unterstützt. Dazu muss zunächst die betreffende Adresse bzw. der Link (z.B. "www.text-explorer.com")
als normaler Text (neuer Textbaustein) im Text-Fenster eingegeben und
gespeichert werden. Durch Mausklick auf das Symbol
Aus Gründen der Übersichtlichkeit und technisch bedingt können Ordner nicht beliebig verschachtelt werden. Ordner können zwar beliebig viele Unterordner enthalten, "UnterUnterOrdner" können jedoch nicht angelegt werden. Auf Ebene der Datenbank können außerdem nur Ordner angelegt werden. Beim Verschieben von Ordnern kann die betreffende Ordnerstruktur ggf. zerstört werden, wenn Textbausteine in den neuen Ordner eingegliedert werden müssen. Über den Befehl "Kopieren" aus
dem Kontextmenü können beliebig vieler Kopien von Ordnern und Textbausteinen
angelegt werden. Trotz sorgfältiger Arbeit sind Fehler keinesfalls auszuschließen und mitunter nicht oder nur sehr schwer nachzuvollziehen. Um einen auftretenden Fehler abzustellen, bin ich deshalb auf Ihre Mitarbeit angewiesen. Wenn im Programmverlauf ein unerwarteter Fehler auftritt, dann erhalten Sie eine Mitteilung, aus der Fehlernummer und Fehlerbeschreibung hervorgehen. Anhand nur dieser Informationen wird es jedoch fast unmöglich sein, den Fehler abzustellen. Eine genaue Beschreibung, wann und unter welchen Bedingungen der Fehler auftritt, ist deshalb unbedingt notwendig. Da der Fehler unter Umständen nur bei Ihnen aufgrund der in der Datenbank gespeicherten Informationen auftritt, kann es kann sogar erforderlich sein, dass die Datenbank zur Fehlerfeststellung benötigt wird. Es sei an dieser Stelle erwähnt, dass mit dieser Version Probleme mit der Datenbank auftreten werden, wenn Sie die Systemzeit zurücksetzen, da daraus eine einmalig vorkommende Kennung aller Elemente in der Datenbank generiert wird. Das Sie mir Ihre persönlichen Daten übersenden kann ich wohl kaum erwarten, aber eine genaue Fehlerbeschreibung würde auf jeden Fall schon hilfreich sein. Eine entsprechende Mail senden Sie bitte an „Error@xlt.de“ – Vielen Dank ! Tipp: Um Datenbankprobleme aufgrund fehlerhaft gespeicherter Daten auszuschließen, können Sie jederzeit über den Windows Explorer eine Kopie der Datenbank anlegen, diese mit dem Text-Explorer öffnen und Daten daraus löschen. Vielleicht gelingt es Ihnen, den Fehler so einzugrenzen. Falls dieses der Fall sein sollte, dann liegt wahrscheinlich eine Schwäche im Programmcode vor, da eigentlich alle Eingaben vor der Speicherung auf sich daraus ergebene mögliche Probleme überprüft werden sollten. Probleme ergeben sich insbesondere dann, wenn gleichnamige Ordner oder Elemente in der Datenbank gespeichert werden. Für einen entsprechenden Hinweis wäre dankbar. Wenn Sie Microsoft Access auf Ihrem Rechner installiert haben, dann können Sie möglicherweise selbst überprüfen, ob in der Tabelle „tabOrdner“ in der Spalte „TBOrdner“ identische Einträge vorhanden sind. In der Tabelle „tabDaten“ dürfen in der Spalte „ID“ keine doppelten Einträge vorhanden sein. Falls dieses der Fall sein sollte, dann löschen Sie einfach den doppelten Eintrag und danach sollte dann alles wieder funktionieren.
Aufgrund Ihrer Hinweise könnte ich auf jeden Fall abschätzen, welche Fehler
auftreten und ggf. über erweiterte Programmroutinen wie z.B. einer
Datenbankreparatur oder Ähnlichem gegensteuern und Abhilfe schaffen. Mit den vorstehenden Informationen sollten Sie einen groben Überblick über die Funktionsweise und Leistungsfähigkeit des Text-Explorers erhalten haben. Dabei wurde auf alle nicht selbsterklärenden Funktionen und Besonderheiten eingegangen. Alle anderen Funktionen sollten aus Standardsoftwareprodukten hinreichend bekannt sein. Eine kleine Hilfe zur Funktion der Symbole auf den Symbolleisten erhalten Sie, indem Sie mit der Maus über dem jeweiligen Symbol verweilen. Ich gehe darauf im Einzelnen nicht weiter ein, da ich mich glücklich schätze, wenn Sie meine Erläuterungen bis hierhin gelesen haben. Volker Holling |
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Senden Sie E-Mail mit Fragen oder Kommentaren zu dieser Website an:
webmaster@text-explorer.com
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oder dem betreffenden Menüeintrag
(Menü "Extras/Internet-Explorer starten") wird der Text des aktuellen Eintrags
im Detailbereich als Web-Adresse übernommen und in einem gesonderten Dialog
angezeigt. Durch Mausklick auf "OK" wird dann der Internet-Explorer gestartet
und zur entsprechenden Seite verzweigt.